El que se describe a continuación es un formato de eficacia probada que puede ser utilizado como punto de partida para diseñar tu propia reunión. Esto es solo una sugerencia de cómo ordenar los roles. Si no tienes experiencia dirigiendo un club Ágora, sugerimos que comiences con este formato hasta que te familiarices con el puesto. En esta sección se explica el orden de día general y la división temporal sugerida, pero no se proporcionan detalles sobre las tareas de cada uno de los roles. Esta información se puede encontrar en el capítulo "Roles de las Reuniones del Club". La estructura de la reunión es básicamente la misma con independencia de si se celebra de forma presencial u online. Antes del comienzo de la Reunión El Facilitador de la Reunión debe llegar con suficiente antelación al lugar de la reunión para que le dé tiempo a: Preparar el lugar - mesas, sillas, atril, ubicación de los símbolos de Ágora, etc. Preparar las herramientas que el Cronometrador utilizará para medir e indicar el tiempo (cronómetro, "semáforo" de cartulinas de colores, etc.). Imprimir la agenda. Si fuera necesario, comprobar que la iluminación, el sistema de sonido y el equipo de proyección funcionan correctamente. Si el club dispone de un equipo de grabación, instalarlo y dejarlo listo para grabar. En caso de que la reunión se celebre online, el Facilitador de la Reunión deberá iniciar la reunión al menos 15 minutos antes de la hora de comienzo oficial. Algunos clubes disfrutan de una sección de "socialización" que suele transcurrir durante los 30 minutos previos a la reunión y alargarse durante varias horas después del cierre de esta. Materiales necesarios Reuniones presenciales Para celebrar una reunión de club de manera presencial se necesitan como mínimo los siguientes materiales: Un cronómetro para cronometrar los discursos. Indicadores verde, amarillo y rojo para señalar los límites temporales al ponente. Se pueden usar simples tarjetas de papel o cartón. Formularios de feedback para la audiencia. Se permite que todos los miembros de la audiencia (incluso los invitados) emitan una valoración para cada ponente utilizando esos formularios. Encontrará plantillas de formularios de feedback (como el de la imagen) en el portal de recursos de Ágora (www.agoraspeakers.org/brand.jsp). Puedes crear tu propio formulario si no deseas utilizar la plantilla. Bolígrafos para la audiencia y, especialmente, para el Cronometrador y el Gramático. Agendas impresas. La Palabra del Día debe estar impresa en una o dos hojas de papel, con letras grandes para que pueda ser fácilmente vista desde lejos tanto por los ponentes como por la audiencia. Hojas de papel (o, mejor aún, plantillas) para el Gramático, el Cronometrador y el Contador de Muletillas. Reuniones Online Para las Reuniones Online, es conveniente tener a mano los siguientes enlaces y materiales (por si los roles correspondientes los hubieran olvidado): Enlaces a los Fondos de Zoom que el Cronometrador podría querer utilizar. Enlaces al Creador de materiales para que el Gramático y el Cronometrador puedan crear sus plantillas y fondos. Versiones PDF de las Hojas de Evaluación para cada uno de los proyectos y roles. (Pueden ser creadas automáticamente desde la página de cada rol y proyecto.) Un documento PDF del Formulario de Feedback para que los miembros que no son evaluadores puedan usarlo para proporcionar su feedback a los ponentes. La Reunión Parte I - Inicio 1. Normalmente, el Facilitador de la Reunión llama al orden y abre la reunión. A continuación, tras dar la bienvenida a todos los asistentes, realiza una breve presentación de la persona que desempeña el rol de Moderador de la Reunión en esa ocasión y sin dilación le cede la palabra. 2. El Moderador de la Reunión vuelve a darles la bienvenida a todos. Llegados a este punto, sería bueno que el Moderador de la Reunión: Recordase a los asistentes la conveniencia de apagar los teléfonos móviles. Además, en el caso de las reuniones Online, solicitase que se apaguen los dispositivos que puedan convertirse en una fuente de interferencias y que se cierren las puertas de las habitaciones en las que se encuentren los asistentes. Recordase a los asistentes que no se debe cruzar la habitación durante los discursos. En el caso de las reuniones Online meetings, recordase a los asistentes que las reglas mínimas de seguridad y decoro deben imperar en todo momento. Es decir, nadie debe desarrollar ninguna actividad peligrosa (incluido conducir) durante la reunión, todos los asistentes deben vestir de manera adecuada y, finalmente, todos deben tener la cámara conectada todo el tiempo. Si hay invitados, realizase una presentación general del club y de Agora Speakers International, su objetivo, su misión y sus actividades. Algo que siempre vale la pena explicar a los invitados es que la reunión se atiene a una agenda estructurada y que ciertas personas desempeñan roles específicos para los que previamente se han prestado voluntarios. Esto ayuda a disipar rápidamente algunas ideas erróneas comunes sobre las reuniones de Ágora. La reunión está dividida en diferentes secciones. Hay personas encargadas de cada sección. Cada rol y cada sección tiene un objetivo específico, que se explican con detalle en los recursos disponibles online. Los roles son voluntarios y cualquiera puede prestarse a desempeñarlos. Los roles cambian en cada reunión: el Moderador de la Reunión de hoy muy probablemente no lo será en la reunión de mañana. Todo el mundo es evaluado para que todos puedan mejorar y aprender. A veces vale la pena también hacer hincapié en estos aspectos durante la introducción. Si hay invitados, es una buena oportunidad para pedir a cada uno de ellos que se levante y se presente a la audiencia. El Moderador de la Reunión puede hacerles alguna pregunta sencilla, como "¿Qué le trae hoy aquí?" o "¿Cómo nos ha conocido?". Algunos invitados confunden presentarse con improvisar un discurso de 20 minutos, situación que el Moderador de la Reunión debería interrumpir rápida (pero educadamente), puesto que estos discursos improcedentes pueden desbaratar toda la reunión. Parte II - El Equipo de Evaluación 3. El Moderador de la Reunión cede la palabra durante 1-2 minutos al Cronometrador, quien explica en qué consiste su rol, por qué el tiempo es importante y cómo funcionan las indicaciones temporales. 4. El Moderador de la Reunión cede la palabra durante 1-2 minutos al Gramático, quien explica en qué consiste su rol y en qué se va a fijar. 5. El Moderador de la Reunión cede la palabra durante 1-2 minutos al Contador de Muletillas, quien explica en qué consiste su rol, por qué es importante no utilizar muletillas y proporciona ejemplos de estas. En algunas reuniones, una única persona desempeña los roles de Gramático y de Contador de Muletillas. Esposible que uno de ellos además presente la "Palabra del Día". El objetivo de la Palabra del Día es enseñar a la gente a ser flexible en sus discursos, a adaptarse a los cambios en vez de aprenderse los discursos de memoria. Parte III- Proyectos 6. Para cada proyecto, el Moderador de la Reunión: Solicita al Evaluador de Discursos que explique los objetivos del discurso. Solicita al Ponente que presente su discurso. Le da a la audiencia 1-2 minutos de tiempo para que todos puedan plasmar por escrito su feedback para el ponente. Recomendamos que los proyectos sean presentados en orden creciente de dificultad para evitar que un orador experimentado intervenga inmediatamente antes de un ponente novato. 7. Una vez terminados los discursos preparados, el Moderador de la Reunión cede la palabra al Coordinador de Discursos Improvisados, quien procede a presentar esta sección. Cada Discurso Improvisado dura 1-2 minutos y la sección completa suele tener una duración de unos 15 minutos. Algunos clubes acostumbran a hacer un pequeño receso durante la reunión y este es un buen momento para ello ya que proporciona a los evaluadores más tiempo para terminar sus evaluaciones. De igual manera, algunos clubes realizan votaciones para elegir al mejor ponente y el mejor discurso improvisado, y este sería un buen momento para pedir y recoger los votos. Siempre que se realice una votación, se deberán repetir (y si es posible escribir en un lugar bien visible) los nombres de los ponentes y de los participantes en la sección de discursos improvisados. Parte IV - Evaluaciones de los Discursos 8. Una vez terminada la sección anterior, el Evaluador de la Reunión solicita a los Evaluadores de Discursos que presenten sus valoraciones. Cada una de ellas durará unos 3-5 minutos. 9. Tras las Evaluaciones de los Discursos, el Evaluador de Discursos Improvisados toma la palabra y presenta su informe, que tendrá una duración de entre 5 y 7 minutos. 10. De forma opcional, si el club dispone de un Evaluador de Escucha, este sería un buen momento para dar paso a ese rol. Parte V - Evaluaciones Técnicas y Conclusión 11. Terminada la parte anterior, el Contador de Muletillas, el Gramático y el Cronometrador toman la palabra en orden inverso al que lo hicieron al principio de la reunión. Cada uno tiene un tiempo de palabra de 1-2 minutos. 12. Finalmente, el Evaluador de la Reunión interviene para presentar su valoración global de la reunión y de los evaluadores, que suele durar de 5 a 7 minutos. 13. El Moderador de la Reunión cede a continuación la palabra a cualquiera que desee aportar algo, especialmente a los Directivos del Club. Este es un buen momento para que el Moderador de la Reunión pregunte a los invitados qué les ha parecido la reunión, cómo se han sentido, etc. También es una buena ocasión para que el Moderador pregunte quién quiere hacer roles en la siguiente reunión. Idealmente el Moderador de la siguiente reunión debe establecerse en este punto. 14. El Moderador de la Reunión cede la palabra al Facilitador de la Reunión, quien procede a cerrar la reunión.